Vi byttet ut HubSpot, Slack og Monday med ett egenutviklet system

Først: dette er ikke en kritikk av verktøyene

HubSpot, Slack og Monday er gode produkter. Vi har brukt dem i mange år, betalt for dem med glede, og anbefaler dem fortsatt til virksomheter der de passer. Dette handler ikke om dårlige verktøy. Det hansler om hva som skjer når et selskap vokser inn i en arbeidsmåte som ikke lenger passer i standardløsningenes rammer, og om at alternativet, et eget system, er blitt mer oppnåelig enn mange tror.

Hva vi gjorde

Vi utviklet vår egen webportal og en React Native app, med samme techstack og metode som vi utvikler kundeløsninger med, og flyttet driften av selskapet inn i den:

• Kundelister og kundedialog som tidliger var i HubSpot
• Chat, internt og med kunder, som tidliger var i Slack
• Prosjekter og oppgavestyring som tidliger var i Monday
• Filbehandling og dokumenter knyttet til riktig kunde og prosjekt

Både teamet vårt og kundene våre benytter portalen daglig. Det er ikke et sideprosjekt eller en demo, det er systemet selskapet drives på.

Hvorfor vi byttet

Tre ting motiverte oss, og vi tror de er gjenkjennelige for mange:

Alt hang ikke sammen. Kundedialogen lå et sted, chatten et annet sted, oppgavene et tredje sted og filene et fjerde sted. Hvert verktøy var godt hver for seg, men helheten krevde at folk hoppet mellom systemer og limte informasjon sammen manuelt. Med ett system er kunden, samtalen, prosjektet, oppgavene og filene samme sak.

Vi ville ha det nøyaktig slik vi jobber. Standardverktøy er laget for tusenvis av ulike selskaper, og da blir de nødvendigvis et kompromiss. Noen funksjoner mangler, andre er i veien, og arbeidsflyten må tilpasses verktøyet i stedet for omvendt. I et eget system er hver skjerm laget for vår måte å levere prosjekter på.

Eierskap og fart. Egne data i egen database, og full frihet til å videreutvikle når behovene endrer seg, uten å vente på at ønsket vårt skal prioriteres i en leverandørs backlog. Meget rask videreutvikling av systemet. Trenger vi en ny funksjon eller oppdager vi en feil, ordnes dette som regel samme dag.

Vi sparer ikke nødvendigvis så mye i kroner

Lisensene er borte, men et eget system koster også, i utvikling, drift og videreutvikling. I kroner per måned går regnestykket kanskje omtrent i null. Det er verdt å nevne, for det er ikke der gevinsten ligger.

Gevinsten er fart og frihet. Trenger vi en ny admin-flate, et nytt API eller en ny integrasjon, er den i drift etter dager, ikke etter at ønsket har rykket frem i køen på en leverandørs veikart. Nye flater kan kobles rett til egne data gjennom API-er vi selv eier, også AI-assistenter, som blir stadig viktigere. Og når måten vi jobber på endrer seg, endrer systemet seg med oss, samme uke. Det er forskjellen på å leie et verktøy og å eie sitt eget system: det ene setter rammene for deg, det andre flytter seg når du gjør det.

Hvorfor dette er mer aktuelt nå enn for få år siden

Skreddersydde systemer har alltid vært mulig for de største. Det som har endret seg, er at utvikling er blitt raskere og rimeligere, og dermed er grensen for hvem det lønner seg for flyttet nedover. Løsninger som for få år siden krevde et stort IT-budsjett, er i dag innen rekkevidde for mellomstore virksomheter og organisasjoner.

Men la oss være ærlige om tallene, for dette er ikke for alle.

Hvem det passer for, og hvem det ikke passer for

Et skreddersydd system i denne størrelsen koster gjerne fra noen hundre tusen kroner og oppover, pluss løpende drift. Dekker et ferdig SaaS-verktøy 80 til 90 prosent av behovet ditt, er det som regel det riktige valget, og da sier vi det, også når du spør oss.

Skreddersøm begynner å lønne seg når noe av dette stemmer:

• Systemet er kjernen i driften, ikke et støtteverktøy, og måten dere jobber på er en del av konkurransefortrinnet.
• Dere betaler allerede for mange verktøy som hver for seg halvveis passer, og lisenskostnadene vokser år for år.
• Dere vil eie, dataene, funksjonaliteten og veien videre, i stedet for å leie og håpe at leverandørens veikart går deres vei.
• Dere har kapitalen til å se på dette som en investering over flere år, ikke en månedskostnad.

Kort sagt: det treffer de ambisiøse. Vi har skrevet mer om avveiningen i ferdig fagsystem eller skreddersydd og om hva et skreddersydd system koster.

Det viktigste beviset vi kan gi

Vi kan vise til mer enn 220 apper og systemer utviklet for kunder. Men portalen er beviset vi selv synes veier tyngst: Vi stolte nok på vår egen techstack og vår egen måte å utvikle på til å flytte hele selskapets drift over på et system vi har laget selv, og vi har ikke sett oss tilbake.

Betaler dere i dag for en håndfull verktøy som nesten passer, og lurer på om ett eget system kunne samlet det? Ta kontakt, så viser vi gjerne hvordan vi bruker vårt eget, og gir et ærlig råd om hva som lønner seg for dere, også hvis svaret er å beholde det dere har.