Intranett eller skreddersydd internt system? Slik velger du

Hva leter dere egentlig etter?

Når noen søker etter «intranett» eller «kommunikasjonsplattform», er behovet sjelden selve ordet. Det er gjerne noe slikt: ansatte får ikke med seg viktig informasjon, beskjeder lever i e-post, SMS og oppslagstavler om hverandre, og ingen har ett sted å se hva som gjelder i dag.

Det finnes to hovedveier til å løse det: en standard intranettløsning, eller et skreddersydd internt system. De koster ulikt, passer ulike behov, og valget er enklere når du vet hva som skiller dem.

Når en standardløsning holder

Et klassisk intranett er en informasjonskanal: nyheter fra ledelsen, dokumenter, ansattkatalog og praktisk info. Trenger dere primært det, finnes det gode standardprodukter, SharePoint er det vanligste i Norge, og det finnes ferdige intranettprodukter oppå Microsoft 365.

Standardløsninger passer godt når:

• Behovet er informasjonsdeling, ikke arbeidsflyt
• De fleste ansatte sitter foran en PC med egen bruker
• Dere allerede betaler for Microsoft 365 og vil bruke det dere har
• Innholdet er likt for de fleste, uten kompliserte roller og nivåer

Er dette dere, trenger dere ikke et utviklingsselskap. Da er et ferdig produkt raskere og rimeligere.

Når behovet vokser ut av standardhyllen

Grensen går der intern kommunikasjon skal henge sammen med måten virksomheten jobber på. Typiske tegn:

• Roller og nivåer betyr noe. Informasjon skal treffe riktig enhet, avdeling eller rolle, ikke alle på likt.
• Brukerne er ikke på kontoret. Ansatte i felt, turnus eller drift trenger løsningen på mobilen, gjerne uten firmakonto og PC.
• Kommunikasjon og arbeid hører sammen. Beskjeder, oppgaver, aktiviteter og skjemaer skal leve i samme løsning, ikke i fire ulike verktøy.
• Flere brukergrupper enn ansatte. Kunder, beboere, pårørende eller samarbeidspartnere skal også inn, med egne tilganger.
• Integrasjoner. Løsningen skal snakke med fagsystemer, regnskap eller ERP, ikke være enda en silo.

Da er ikke behovet lenger «et intranett». Det er et internt system der kommunikasjonen er en del av arbeidsflyten, og da lønner det seg som regel å utvikle løsningen rundt organisasjonen i stedet for å presse organisasjonen inn i et produkt.

Et konkret eksempel: Smartlegen

Smartlegen er en god illustrasjon på forskjellen. På et sykehjem foregikk mye av kommunikasjonen muntlig, på papir og i spredte kanaler, og målgruppene er flere enn de ansatte: beboere og pårørende skal også holdes oppdatert.

Løsningen ble en skreddersydd plattform med app, PWA og admin-dashbord på felles backend: nyhetsfeed, aktiviteter, meny, meldinger og rollebasert struktur fra sentralt nivå ned til den enkelte enheten. Resultatet er enklere arbeid på tvers av interne og eksterne roller mellom ulike sykehjem, og bedre informasjonsflyt for pasienter, pårørende og ansatte. Det er «intranett»-behovet, løst slik virksomheten er organisert.

Hva koster det, og hvordan velge?

En standardløsning betales gjerne per bruker per måned, og kommer raskt i gang. Et skreddersydd internt system er en investering med utviklingskostnad først, men uten lisens per bruker, og med løsningen formet etter behovet. Hva som lønner seg avhenger av antall brukere, hvor spesielt behovet er, og hvor lenge løsningen skal leve.

Tre spørsmål som gjør valget enklere:

• Kan et ferdig produkt dekke 90 prosent av behovet? Velg produktet.
• Er arbeidsflyten deres en del av behovet, ikke bare informasjon? Vurder skreddersøm.
• Skal flere brukergrupper enn ansatte inn? Da smalner produktfeltet raskt, og skreddersøm blir ofte riktigere.

Slik jobber vi med interne løsninger

STUDIO X er et utviklingsselskap i Oslo og Sarpsborg som utvikler interne systemer og kommunikasjonsplattformer, ofte som PWA så løsningen fungerer på mobil, nettbrett og PC med én kodebase. Vi starter med behovet og organiseringen, gir som regel fastpris, og sier ærlig fra hvis et standardprodukt dekker behovet deres bedre.

Lurer dere på hvilken vei som passer? Beskriv behovet kort, så gir vi et konkret råd. Les også om systemutvikling, PWA-utvikling og hva et internt system koster.