Digitalisere manuelle prosesser: hvor bør dere begynne?

Hva vil det si å digitalisere en manuell prosess?

Å digitalisere en prosess betyr å la et system ta over arbeidet som i dag gjøres med penn, telefon, e-post og regneark: registrering, videresending, purring, sammenstilling og rapportering. Målet er ikke teknologi for teknologiens skyld, men at informasjon flyter dit den skal uten at et menneske må bære den.

De fleste virksomheter har flere slike prosesser enn de er klar over, fordi rutinene har vokst frem over tid og «alltid har vært sånn». Et skjema som skrives ut og skannes inn igjen. En vaktliste som koordineres på SMS. En godkjenning som venter i en innboks. Hver for seg små ting, til sammen et betydelig tidssluk.

Hvilken prosess bør dere digitalisere først?

Den vanligste feilen er å starte med den største prosessen. Start heller med den som gir mest igjen for innsatsen. Tre spørsmål peker som regel ut riktig kandidat:

1. Hvor ofte gjentas prosessen? En rutine som kjøres hver dag, gir mer gevinst enn en som kjøres hvert kvartal.
2. Hvor mange personer er involvert? Jo flere overleveringer, jo mer venting og misforståelser fjernes ved å digitalisere.
3. Hvor oppstår feilene? Prosesser med dobbeltregistrering eller manuell overføring mellom systemer er som regel de beste kandidatene.

Prosesser som krever menneskelig skjønn i hvert eneste tilfelle, egner seg dårligere. Der er det ofte bedre å digitalisere rundt skjønnet: samle grunnlaget automatisk, og la mennesket ta selve beslutningen.

Ikke digitaliser prosessen slik den er i dag

En manuell prosess har som regel steg som bare finnes fordi verktøyene var manuelle. Kopien til perm, den ekstra godkjenningen, ukesrapporten som sammenstilles for hånd. Digitaliserer dere prosessen som den er, bygger dere disse omveiene inn i systemet.

Bruk heller anledningen til å stille det enkle spørsmålet: hva er det denne prosessen egentlig skal oppnå? Så designes den korteste veien dit. Vår erfaring er at selve kartleggingen ofte er verdt like mye som systemet, fordi den tvinger frem en opprydding ingen har hatt tid til.

Dette er også grunnen til at vi utvikler systemer rundt arbeidsflyten deres, ikke omvendt. Et standardsystem kan tvinge prosessen inn i sin mal. Et skreddersydd verktøy kan følge den ryddede prosessen eksakt. Vi har skrevet mer om det valget i build vs buy for fagsystemer.

Hva gir digitalisering i praksis?

Gevinstene går igjen på tvers av bransjer, fra begravelsesbyråer og sykehjem til entreprenører og medlemsorganisasjoner:

• Tid tilbake. Registrering, purring og sammenstilling skjer automatisk. Folk bruker tiden på arbeid som krever et menneske.
• Færre feil. Data registreres én gang, ett sted, og flyter derfra til økonomisystem, fagsystem og rapporter via integrasjoner.
• Kortere ledetid. Ingen venting på at noe skal videresendes eller godkjennes i en innboks. Status er synlig for alle som trenger den.
• Mindre sårbarhet. Prosessen bor i systemet, ikke i hodet på den ene som «kan rutinen».
• Bedre beslutningsgrunnlag. Når data samles løpende, kan ledelsen se tall som er oppdaterte, ikke tall fra forrige manuelle rapportering.

Trenger dere et stort system for dette?

Nei, som regel ikke. De beste digitaliseringsprosjektene vi har levert, startet med ett fokusert verktøy for én arbeidsflyt, gjerne som PWA eller app med et enkelt adminpanel. Når det første verktøyet har bevist verdien, er det naturlig å utvide til neste prosess.

Denne trinnvise tilnærmingen har en viktig bieffekt: den gjør prosjektet mulig å fastprise. Når omfanget er én veldefinert arbeidsflyt, kan vi gi en pris dere kan stole på før utviklingen starter. Dere vet hva investeringen er, og kan måle gevinsten mot den.

Ofte stilte spørsmål

Hvordan kartlegger vi de manuelle prosessene våre?

Begynn med å spørre de som gjør jobben: hva gjør du hver uke som føles som unødvendig plunder? Svarene pleier å peke rett på kandidatene. Noter hvor ofte prosessen kjøres, hvem som er involvert og hvor feilene oppstår, så har dere prioriteringslisten nesten gratis.

Bør vi velge hyllevare eller skreddersydd?

Det avhenger av prosessen. Er den lik hos alle i bransjen, finnes det ofte god hyllevare. Er prosessen en del av det som gjør dere gode, er skreddersøm som regel riktigere, fordi systemet kan følge deres måte å jobbe på i stedet for å tvinge frem en ny. Vi gir en ærlig anbefaling begge veier.

Kan det nye verktøyet snakke med systemene vi har?

Ja, det er ofte selve poenget. Vi har levert integrasjoner mot regnskaps- og økonomisystemer, ERP, CRM, fagsystemer og registre som Brønnøysundregistrene og Proff, i tillegg til pålogging med BankID og betaling med Vipps der det trengs.

Hva koster det å digitalisere en prosess?

Det avhenger av omfanget: hvor mange steg, roller og integrasjoner prosessen trenger. Det ærlige svaret er derfor ikke et tall, men en modell: når omfanget er avklart, gir vi som regel fastpris, slik at dere kjenner investeringen før utviklingen starter. Ta kontakt, så gir vi en konkret vurdering av deres prosess.

Hvor mye må vi involvere oss underveis?

Mindre enn mange frykter, men mer enn null. De som kjenner prosessen må være med i kartleggingen og teste underveis. Det er deres kunnskap om arbeidsflyten som gjør systemet riktig, vår jobb er å oversette den til et verktøy folk vil bruke.

Eier vi systemet etterpå?

Eierskap avtales før signering, og i de aller fleste prosjekter eier dere kildekoden. Mange velger å la oss stå for driften etterpå, og bestiller videreutvikling når behovet melder seg, men det er et valg, ikke en innlåsing.