Hva koster SaaS-abonnementene dine egentlig? Regnestykket over 5 år

Kort forklart

SaaS-verktøy prises for å se små ut: et beløp per bruker per måned. Men bedriften betaler ikke ett abonnement for én bruker i én måned. Den betaler mange verktøy, for alle ansatte, hvert år, med jevnlige prisøkninger. Og den betaler en skjult regning i tillegg: tiden som går med til å tilpasse arbeidet til verktøyene i stedet for omvendt.

Regnestykket mot et egenutviklet system skal derfor aldri gjøres per måned. Det gjøres over 3 til 5 år, med alle kostnadene på bordet.

Slik setter du opp regnestykket

SaaS-siden, per år:

• Lisenskostnad: antall brukere × pris per bruker per måned × 12, per verktøy
• Overlappende verktøy: de fleste virksomheter betaler for funksjoner de har i flere systemer samtidig
• Integrasjonslim: verktøy som kobler verktøyene sammen, eller manuelle rutiner der koblingen mangler
• Prisøkninger: SaaS-priser justeres jevnlig opp, og byttekostnaden gjør at de fleste blir værende
• Arbeid rundt begrensninger: prosessene som løses i regneark ved siden av, fordi verktøyet nesten passer

Eget system-siden:

• Utviklingskostnad én gang, eller i etapper. Se hva et skreddersydd system koster
• Løpende drift og videreutvikling, typisk en brøkdel av utviklingskostnaden per år
• Ingen brukerlisenser: den tiende og den hundrede brukeren koster det samme, ingenting
• Du eier resultatet: kildekoden, dataene og infrastrukturen

Faktorene de fleste glemmer

Når vinner SaaS likevel?

Ærlig svar: ofte. Standardbehov i velprøvde domener, som regnskap, lønn og e-post, skal ikke egenutvikles. Små team med vanlige arbeidsflyter får mye verdi for lite penger i standardverktøy. SaaS vinner når behovet ditt faktisk er standard.

Regnestykket tipper mot eget system når arbeidsflyten din ikke er standard, når antall brukere vokser, når verktøyene har blitt mange, eller når dataene og prosessene er selve virksomheten. Vurderingen ligner build vs buy-valget for fagsystemer, og svaret er ofte en kombinasjon.

Vår egen erfaring

Vi gjorde regnestykket selv og byttet ut HubSpot, Slack og Monday med en egenutviklet portal. Tre abonnementer ble til ett system, formet etter måten vi faktisk jobber på. Det ga oss også noe abonnementene aldri kunne gitt: alt på ett sted, uten lim mellom verktøyene.

Ofte stilte spørsmål

Hvor mange ansatte må vi være før eget system lønner seg? Det finnes ingen fast grense, fordi det avhenger av antall verktøy, lisenspriser og hvor spesiell arbeidsflyten er. Tommelfingerregelen er å regne dagens samlede SaaS-kostnad over 5 år og sammenligne med et konkret estimat for eget system, inkludert drift.

Kan vi bytte ut noen verktøy og beholde andre? Ja, og det er ofte riktig. Behold standardverktøyene som fungerer, og erstatt kombinasjonen av verktøy som til sammen dekker en kjerneprosess dårlig.

Hva med sikkerhet og oppetid? Store SaaS-leverandører har store driftsteam. Et godt argument, som moderne skyplattformer i stor grad har utlignet: et egenutviklet system driftes i dag på samme infrastruktur som SaaS-leverandørene selv bruker, med overvåking og avtalt responstid. Spør leverandøren om driftsopplegget, det skal være en del av leveransen.

Kort oppsummert

• Regn SaaS-kostnaden over 3 til 5 år: alle verktøy, alle brukere, med prisøkninger og skjulte kostnader.
• Eget system er en investering du eier, uten brukerlisenser, med drift som løpende kostnad.
• SaaS vinner når behovet er standard. Eget system vinner når arbeidsflyten er din egen og teamet vokser.
• Det tydeligste signalet: prosessene som holdes sammen med regneark ved siden av verktøyene dere allerede betaler for.

Vil du ha hjelp til regnestykket for deres verktøy og arbeidsflyt? Send oss en kort oversikt, så setter vi opp sammenligningen, ærlig, også hvis konklusjonen er at dere bør beholde det dere har.