Når Excel-arket blir systemet: tegnene på at dere har vokst ut av regnearkene

Hvordan vet du at dere har vokst ut av Excel?

Det korte svaret: når regnearket har sluttet å være et verktøy og blitt et system. Et verktøy hjelper én person å tenke. Et system er noe flere er avhengige av for å gjøre jobben sin. Excel er laget for det første, ikke det andre.

Dette gjelder på tvers av bransjer. Vi har sett det hos begravelsesbyråer som holder oversikt over seremonier og pårørende i delte ark, sykehjem som styrer beskjeder og rutiner manuelt, entreprenører som planlegger mannskap i regneark, og medlemsorganisasjoner der hele medlemsregisteret bor i én fil. Mønsteret er det samme overalt, bare med ulike kolonnenavn.

Sju tegn på at regnearket har blitt et problem

• Arket sendes på e-post. I det øyeblikket finnes det to versjoner, og ingen vet lenger hvilken som gjelder.
• Én person «eier» arket. Formler, makroer og logikk bor i hodet til en enkelt medarbeider. Er hen på ferie eller slutter, står dere fast.
• Alle ser alt. Regneark har i praksis ingen tilgangsstyring. Lønnsdata, kundedata og persondata ligger åpent for alle med lenken.
• Ingen vet hvem som endret hva. Uten sporbarhet er det umulig å finne ut når en feil oppsto, eller hvem som skrev over riktige tall.
• Samme data punches flere ganger. Det som står i arket, skrives inn på nytt i økonomisystemet, i fagsystemet eller i en rapport. Hver gang er en sjanse for feil.
• Arket har fått «hjelpeark». Når ett regneark trenger tre andre for å fungere, med kopierte data mellom seg, har dere i praksis en database uten databasens fordeler.
• Persondata bor i arket. GDPR stiller krav til tilgangskontroll, sletting og sporbarhet som et delt regneark sjelden kan oppfylle.

Kjenner dere igjen tre eller flere av disse, er det verdt å regne på hva arket egentlig koster dere.

Hva koster det å fortsette som før?

Regnearket ser gratis ut, men det er det ikke. Kostnaden er bare skjult som tid og risiko:

Det er sjelden én stor hendelse som gjør regnearket dyrt. Det er summen av små tap, hver dag, i mange år.

Hva er alternativet til Excel?

Det finnes tre hovedveier, og hvilken som passer avhenger av hvor spesiell arbeidsflyten deres er:

Hyllevare eller SaaS. Finnes det et standardsystem som løser oppgaven godt, er det ofte riktig valg. Styrken er rask oppstart. Begrensningen er at dere tilpasser dere systemet, ikke omvendt, og at lisenskostnaden løper per bruker. Vi har skrevet mer om det regnestykket i SaaS-kostnader: regnestykket over 5 år.

Bygge videre på kontorpakken. Skjemaer og enkle apper oppå eksisterende verktøy kan være et fint mellomsteg for små behov, men arver mange av regnearkets svakheter når kompleksiteten vokser.

Skreddersydd verktøy. Et system utviklet rundt deres arbeidsflyt, med roller, tilgangsstyring, sporbarhet og integrasjoner mot systemene dere allerede har. Dette passer når arbeidsflyten er kjernen i virksomheten, og når hyllevaren krever flere kompromisser enn dere kan leve med. Vi har samlet fordeler og ulemper ved skreddersydde systemer i en egen artikkel.

Hva bør et skreddersydd erstatningssystem inneholde?

Når vi erstatter regneark-drift for kunder, går de samme behovene igjen på tvers av bransjer:

• Én kilde til sannhet. Data registreres ett sted og hentes derfra, alltid oppdatert.
• Roller og tilgang. Hver bruker ser det de skal, og ikke mer.
• Sporbarhet. Hvem endret hva, når. Viktig for både kvalitet og personvern.
• Integrasjoner. Systemet henter og leverer data til økonomisystem, fagsystem eller registre som Brønnøysundregistrene, i stedet for at noen punsher.
• Adminpanel. Dere styrer innhold, brukere og oppsett selv, uten å be en leverandør om hjelp.

Slike verktøy trenger ikke være store. De beste starter ofte med den ene arbeidsflyten som gjør mest vondt, og vokser derfra.

Hva med prisen og forutsigbarheten?

Det vanligste hinderet er ikke teknologien, det er frykten for et utviklingsprosjekt uten kjent sluttsum. Den forstår vi godt, og det er grunnen til at vi jobber med fastpris: når omfanget er avklart, vet dere hva prosjektet koster før utviklingen starter. Ingen løpende timer, ingen budsjettsprekk å ligge våken for.

Og i de aller fleste prosjekter eier dere kildekoden. Systemet som erstatter regnearket blir deres, ikke en ny lisens dere leier.

Ofte stilte spørsmål

Er ikke Excel godt nok for en liten virksomhet?

Jo, ofte. Excel er et utmerket verktøy for analyse, budsjett og enkle oversikter, og for én bruker er det vanskelig å slå. Problemene kommer når flere personer er avhengige av samme ark for daglig drift. Det er avhengigheten, ikke størrelsen på virksomheten, som avgjør.

Hvor stort må behovet være før skreddersøm lønner seg?

Mindre enn mange tror. Regnestykket handler om hvor mye tid som går tapt i dobbeltarbeid og feilretting, og hvilken risiko regnearket utgjør. Et fokusert verktøy som løser én arbeidsflyt godt, er et overkommelig prosjekt, og med fastpris vet dere hva det koster før dere bestemmer dere.

Kan et nytt system hente dataene fra regnearkene våre?

Ja, som regel. Eksisterende ark er ofte et godt utgangspunkt for datamodellen, og innholdet kan i de fleste tilfeller importeres, ryddes og videreføres i det nye systemet, slik at dere ikke starter på null.

Mister vi fleksibiliteten fra Excel?

Et godt skreddersydd system beholder fleksibiliteten der dere trenger den, og fjerner den der den skaper feil. Rapporter og uttrekk kan fortsatt eksporteres til Excel for analyse. Forskjellen er at selve dataene bor trygt ett sted.

Eier vi løsningen selv?

Eierskap avtales før signering, og i de aller fleste prosjekter eier dere kildekoden. Dere kan videreutvikle med oss, med andre eller med egne folk. Det står i kontrast til lisensmodeller der dere leier tilgang så lenge dere betaler.

Hva er neste steg hvis vi kjenner oss igjen?

Ta kontakt og beskriv arbeidsflyten som skaper mest friksjon i dag. Vi tar gjerne en uforpliktende prat om hva som skal til, og gir en ærlig vurdering av om skreddersøm er riktig for dere, eller om en hyllevare løser behovet godt nok.