Bookingsystem: kjøpe ferdig eller utvikle eget?

Kort forklart

Bookingsystemer finnes i hundretall som ferdige tjenester, og for mange virksomheter er de riktig valg: raskt i gang, lav månedspris, velprøvd flyt. Men booking er også et av områdene der virksomheter oftest vokser ut av standardløsningen, fordi bookingreglene deres er en del av forretningen, ikke en generisk kalender.

Valget står mellom å tilpasse virksomheten til systemet, eller systemet til virksomheten. Denne guiden hjelper deg å se hvilken side dere er på.

Når er et standard bookingsystem riktig?

• Bookingflyten er enkel: én ressurs, ett tidsrom, én kunde
• Reglene er vanlige: åpningstider, varighet, eventuelt forskuddsbetaling
• Volumet er moderat, så gebyrer og lisenser ikke svir
• Booking er støttefunksjon, ikke kjernevirksomhet

Er alle fire sanne, kjøp standard. Det er det ærlige rådet.

Når lønner det seg å utvikle eget bookingsystem?

• Reglene er dine egne: ressurser som må kombineres (rom pluss utstyr pluss personell), medlemskap med ulike rettigheter, prisregler som varierer, ventelister med prioritering
• Booking skal henge sammen med resten: fakturering, CRM, tilgangssystemer, fagsystem. Integrasjonsbehovet er ofte det som knekker standardløsningen
• Volumet vokser: lisens per bruker eller gebyr per booking blir en voksende kostnad, mens et eget system koster det samme uansett volum
• Bookingopplevelsen er merkevaren: når kundene møter virksomheten gjennom bookingen, er hyllevare-utseendet en kostnad i seg selv
• Dataene er verdifulle: booking-historikk er innsikt du vil eie og bruke, ikke leie tilgang til

Kjøpe eller utvikle: sammenligningen

Vår erfaring fra bookingløsninger

Vi har utviklet booking i flere sammenhenger, blant annet SPIN Booking for Smart Innovation Norway, der booking av lokaler og ressurser skulle fungere sømløst for både administrasjon og brukere. Mønsteret går igjen: verdien ligger sjelden i selve kalenderen, men i alt rundt, reglene, rollene og koblingene mot resten av systemlandskapet. Det er der skreddersøm skiller seg fra hyllevare.

Utviklingen skjer til fast pris innenfor avtalt omfang, så valget mellom kjøpe og utvikle kan tas på sammenlignbare tall.

Ofte stilte spørsmål

Hva koster det å utvikle et bookingsystem? Det avhenger av regler, roller og integrasjoner, ikke av kalenderen i seg selv. Et avgrenset bookingsystem er blant de rimeligere skreddersømprosjektene, se hva skreddersydde systemer koster, og be om fast pris på et beskrevet omfang.

Kan vi starte med standard og bytte senere? Ja, og det er en helt fin vei: standardsystemet lærer dere hva dere faktisk trenger. Planlegg bare for at booking-historikken skal kunne eksporteres, så dataene blir med over.

Hvor lang tid tar det å utvikle et eget bookingsystem? For en avgrenset løsning snakker vi typisk uker fra avklart behov til første versjon i drift, med videreutvikling i etapper etterpå.

Kort oppsummert

• Standard bookingsystem er riktig når flyten er enkel og booking er støttefunksjon.
• Eget system lønner seg når reglene er dine egne, integrasjonene er viktige, volumet vokser eller bookingen er en del av merkevaren.
• Regn på 3 til 5 år, ikke per måned, og krev fast pris på eget system så tallene blir sammenlignbare.
• Dataene og koden bør du eie uansett hvor du starter.

Usikker på hvilken side av streken dere er på? Beskriv bookingbehovet kort, så gir vi en ærlig anbefaling, også hvis den er å kjøpe standard.